De keukentafel of een vergadering?

Bedrijven met een familie vragen om een specifieke aanpak als het gaat om strategie en realisatie, om bedrijfsvoering. Als directie van een familiebedrijf kun je te maken krijgen met allerlei issues, of de directie nu lid is van de familie of niet. De adviseurs van IJsselvliet hebben kennis van zaken, ervaring binnen het familiebedrijf en snappen de issues en vragen van directies van familiebedrijven. Met focus op de bedrijfsvoering helpen zij directies van familiebedrijven om de kans te vergroten dat het bedrijf voortgezet wordt door de volgende generatie.

 

Informatie delen in een bedrijf met familie

Hoe ga je als familie om met vertrouwelijke informatie? Welke informatie deel je als eigenaren of directie wel of niet en met wie? Mag iedereen dezelfde informatie op hetzelfde moment krijgen? Zomaar een paar vragen rondom het thema ‘Informatievoorziening aan familie’, één van de 9 beïnvloedingsfactoren op de bedrijfsvoering van een bedrijf met een familie. Met een familie als eigenaar is het wenselijk iedereen betrokken te houden, het geven van informatie kan daar vanzelfsprekend bij helpen. Maar het kan ook kopzorgen en verrassingen opleveren, wanneer de informatie zijn eigen leven gaat leiden…

Wij gingen in gesprek met Gert Swager over hoe zij de informatievoorziening richting de familie hebben ingericht. Gert is samen met zijn broer Klaas Jan 2^de generatie – eigenaar van Foreco.

Toenemende familiebetrokkenheid

Wanneer het bedrijf naar de volgende generatie wordt overdragen groeit ook vaak het aantal betrokken familieleden, die in verschillende intensiteit samenwerken en/of elkaar ontmoeten. Bij Foreco is het op dit moment, zo stelt Gert, nog overzichtelijk. Gert en Klaas Jan zijn de 2^de generatie en zijn beide werkzaam in de zaak. Als er iets speelt zijn ze beide snel op de hoogte. Anders is dit bij hun partners. Zij worden door Gert en Klaas Jan in hoofdlijnen geïnformeerd over wat er zich dagelijks afspeelt. “We hebben niet structureel bepaalde onderwerpen die we met onze partners bespreken. Dit is voor ons zeker een aandachtspunt om beter te organiseren naar de toekomst toe, om ook de betrokkenheid van onze partners bij ons bedrijf te borgen.”

De kracht van de keukentafel

De keukentafel is vaak de plek om informatie met elkaar te delen. De hectiek van de zaak en een jong gezin brengt ook met zich mee dat het delen van informatie niet ten alle tijden goed verloopt. “Ik denk dat ik alle belangrijke zaken wel heb gedeeld, maar hier denkt mijn vrouw wel eens anders over. Hoe is het eigenlijk met…. wanneer is ze uitgerekend…? Uuh, die is 4 weken geleden trotse moeder geworden….Zo zie je maar, wie ben ik om te bepalen wat wel of niet belangrijk is?”, zegt Gert lachend.

Het wel of niet delen van een geboorte zal niet zo snel de bedrijfsvoering beïnvloeden, echter worden er ook met regelmaat beslissingen genomen die de bedrijfsvoering of het eigenaarschap nu of in de toekomst kunnen beïnvloeden. Anders dan bij een regulier bedrijf zijn dit in een bedrijf met familie ook zaken die direct of indirect de familie raken. Dit vereist overleg en afstemming tussen de belanghebbenden. Gert neemt ons mee in het proces van de bedrijfsoverdracht, dat alle 3 de vlakken (familie – zaak – erfenis/eigendom) raakt. “Het is een lang proces geweest, waarin er van alles aan de orde is gekomen. Bedrijfsmatig, qua consequenties, mogelijkheden etc., maar ook de informatievoorziening naar de rest van de familie. In dit proces zijn onze partners geïnformeerd en zijn er jaren geleden al diverse gesprekken gevoerd.”

Een van die gesprekken vond plaats aan de keukentafel bij zijn ouders. Diverse onderwerpen zijn over tafel gegaan, waaronder de structuur van het bedrijf en de bestuurlijke inrichting. Zeer leerzaam, interessant en goed om te bespreken als toekomstig eigenaar. Ondanks dat Gert en zijn vrouw op dat moment nog niet echt bezig waren met trouwen, kwam ook dat onderwerp op tafel. “Mijn vader deelde met ons enkele voorbeelden, waarbij het voor het bedrijf niet altijd gunstig is om als ondernemer in gemeenschap van goederen te trouwen. Misschien op dat moment wat confronterend voor mijn vrouw en mij, maar het is zeker goed geweest dat we ook dit onderwerp tijdig met elkaar hebben besproken.”

Draagvlak is essentieel

Het tot stand brengen en houden van draagvlak voor de ontwikkeling van het bedrijf en van consensus over familiebetrokkenheid vergt een constante inspanning. Heldere afspraken over informatievoorziening en besluitvorming zijn dan noodzakelijk. Het is verstandig om het informeren en raadplegen van de familie een min of meer doorlopend karakter te geven.

“Bij Foreco hebben we nog geen formele afspraken hierover gemaakt,” geeft Gert aan. “Op dit moment is er voldoende vertrouwen in elkaar, waardoor het minder noodzakelijk lijkt. Het is daarentegen zeker een onderwerp waar we aandacht voor hebben en waar we de beleving van de familie rondom dit onderwerp inzichtelijk willen maken. Onze externe vertrouwenspersoon/adviseur heeft hierover afgelopen tijd gesprekken gevoerd met alle betrokken familieleden. Heruit zal ook blijken hoe een ieder de verhouding tussen familie en het bedrijf ervaart. Er zullen vast en zeker punten uitkomen die wat meer aandacht nodig hebben en waar we afspraken over moeten maken met elkaar.”

Wil je eens reflecteren op de wijze waarop de informatievoorziening binnen jouw familiebedrijf is geregeld? Hendri Meilink en Desirée Westland hebben zich gespecialiseerd in dit thema. Neem gerust contact met ze op.