De waan van de dag; een gevecht !? (4/6)

Zorg voor een effectieve actieplanning & uitvoering

Om daadwerkelijk te komen tot een winnende strategie, zijn het vaststellen van een heldere logische strategie, het samenstellen van een topteam met ambitie en het inrichten van krachtige managementsystemen van zeer groot belang.

Alleen, dan zijn we er nog niet. Er zal ook wat moeten gebeuren; er moet op worden toegezien dat het ook echt wordt gedaan. Daar gaat deze vierde blog over. Hoe geef ik invulling aan een effectieve actieplanning & uitvoering?

Zonder actie geen succes

Om een strategie daadwerkelijk te realiseren, is het noodzakelijk om tot actie over te gaan. Dit vraagt om planmatig denken en handelen van zowel de leiding als ook van de medewerkers.

Een goed plan, een leidraad voor handelen, verleidt de medewerkers tot gerichte actie en zorgt er voor dat de organisatie succesvol wordt of blijft. Hiervoor zijn SMART-geformuleerde (strategische) doelstellingen essentieel die voortvloeien uit die heldere en logische strategie.

Een goed plan maakt ook inzichtelijk wat ieders bijdrage is aan het succes van de organisatie en zorgt voor een causaal verband tussen het handelen van de medewerk(st)ers en de doelstellingen van de organisatie.

Een stuk bijkomende complexiteit is de noodzakelijke afstemming van de actieplannen van de verschillende afdelingen. Wie doet wat en wie draagt aan welke strategische doelstelling bij? Worden er geen zaken dubbel gedaan en zit op alle strategische doelstellingen wel voldoende actie? Een belangrijke rol voor het management- of directieteam is om hier op toe te zien en om dit te bewaken.

Checklist

Een handige checklist voor een goed plan:

1. Wat willen we bereiken en waarom?

• Wat gaat er beter als het plan klaar is?
• Welk probleem is er dan opgelost?

2. Wanneer is het klaar en tegen welke kwaliteit?

• Wat is er dan klaar?
• Wat is het gewenste/vereiste kwaliteitsniveau (van de uitvoering)?
• Wat gaan we daarvoor doen?
• Waar gaan we mee stoppen?

3. Wie en wat hebben we daarbij nodig?

• Hoeveel geld is er nodig?
• Wat zijn de organisatorische randvoorwaarden die moeten zijn ingevuld?
• Welke informatie is er nodig?
• Hoeveel tijd van wie is er wanneer nodig (capaciteitsbronnen)?

Door de vragen van deze checklist zorgvuldig te beantwoorden, wordt de kans op succes vele malen groter. Met name het inzicht in hoeveel tijd er nodig is – en waar dus mogelijk mee moet worden gestopt – zijn cruciaal om het gevecht met de waan van de dag te winnen.

Uit de praktijk

Een mooi praktijk voorbeeld hebben we onlangs gezien bij een groothandel. De doelen waren vastgesteld tijdens een MT-dag. Iedereen enthousiast. Vol energie en nieuwe ideeën gingen zij weer terug naar de waan van de dag. En – zo verging het deze klant in het verleden vaker – de flow en energie van deze MT dag verdween vanzelf met de te blussen brandjes die de aandacht opslokten.

Het MT zag het nut nog steeds in van een MT-dag en heeft gevraagd of IJsselvliet deze dag wilde begeleiden. Deze keer  werd de dag afgesloten met het maken van heldere afspraken. Aan alle acties werden actiehouders, deadlines, budgetten en meetbare resultaten gehangen, waardoor de voortgang gevolgd kon worden. De organisatie heeft vervolgens door ondersteuning van IJsselvliet met BI-tooling een dashboard gebouwd, zodat de voortgang real-time te volgen was. Dit dashboard wordt iedere MT-vergadering besproken als vast agendapunt.

Het MT is nog steeds bezig met brandjes blussen wanneer nodig, maar heeft nu haar doelen helder voor ogen en kan deze ook volgen, wat motiverend werkt.

Conclusie

Tijd van de juiste medewerker is in organisaties de meest schaarse factor. Voorkom daarom dat wordt gedaan alsof deze tijd onbeperkt aanwezig is. Dit is een van de grootste valkuilen voor niet gerealiseerde plannen! Ook de reguliere werkzaamheden gaan immers gewoon door en er gebeuren ook altijd niet direct verwachte zaken.

De zogenaamde ‘waan van de dag’ wint het zeker als er geen duidelijke keuzes worden gemaakt over wat prioriteit heeft en wat niet. Een strakke sturing met een krachtig managementsysteem die de voortgang op de acties bewaakt, is hierbij vervolgens van belang om niet te eindigen in het feest van teleurstelling. Wilt u dit voorkomen en ook uw strategie daadwerkelijk realiseren, dan gaan wij hierover graag met u in gesprek.

---

Binnen enkele weken vertellen wij meer over ’kundige toegewijde mensen’, de 5^e stap in het proces om te komen tot uw winnende strategie.

 Eerder verschenen, behalve de intro met uitleg over het gedachtegoed van De Winnende Strategie, de blogs over de 1e drie stappen in het proces om te komen tot de Winnende Strategie.