Zit u op koers (3/6)?

Over een krachtig managementsysteem en het belang daarvan

Om ervoor te zorgen dat uw onderneming daadwerkelijk een succesvol resultaat behaalt, is de aanwezigheid van een krachtig managementsysteem, een kloppende infrastructuur, onontbeerlijk. Daarover gaat het in deze 3^e stap van het proces om te komen tot de winnende strategie.

De theorie

Hoe ziet het begrip ‘krachtige management infrastructuur’ er in de praktijk uit?

Zo’n infrastructuur omvat alle structuren, processen en kansen en risico’s die nagaan of – en zo ja in hoeverre -de strategie ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Is dat niet het geval, dan is het de vraag hoe, waar en wanneer er moet worden bijgestuurd om de kans op de gestelde doelen onder alle omstandigheden zo hoog mogelijk te doen zijn.

Driepoot

Zo’n infrastructuur bestaat altijd uit drie systemen, die met elkaar in evenwicht moeten zijn:

• Het systeem dat de prestatie van de organisatie meet;
• Het systeem dat de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden regelt; en
• Het systeem dat de beloning van de leden van de organisatie regelt.

Deze drie systemen worden ook wel als de driepoot van control geduid. En, als ze niet met elkaar in evenwicht zijn en kloppen, wiebelt die driepoot en zit je niet lekker.

Een voorbeeld van zo’n systeem is de planning-en-control-cyclus (P&C-cyclus). Met zo’n cyclus worden periodieke doelen gesteld, wordt de voortgang en realisatie gemonitord vindt er waar nodig gerichte bijsturing plaats.

Het mag duidelijk zijn dat de werking van zo’n systeem in hoge mate afhankelijk is van wijze waarop het ambitieuze topteam er praktisch invulling aan geeft. Het gaat dan bijvoorbeeld om hoe om te gaan met risico’s. Welke managementinformatie hebben we wanneer nodig? Hoe sturen we bij en zijn we bereid om met open vizier te kijken naar problemen en oplossingen?

Uit de praktijk

Voor een organisatie uit de zorg is IJsselvliet gevraagd om de besturing vorm en inhoud te geven.

De organisatie heeft het de afgelopen jaren zwaar gehad vanwege alle gewijzigde wetgeving met betrekking tot zorgkwaliteit en financiering. De zorgorganisatie moest een draai maken naar een marktconform dienstenpallet.

Het management heeft niet op tijd zien aankomen dat alle wijzigingen een wissel zouden trekken op de organisatie en dat het uiteindelijk zou leiden tot een jaarlijks verlies. Het overkwam de organisatie pas op een laat moment, waarbij toen duidelijk werd hoe de vlag er echt bij hing.

Nader onderzoek laat zien dat iedereen een beetje verantwoordelijk was voor alle veranderingen. Iedere (wettelijke) wijziging werd op verschillende wijze wel of niet vertaald naar de dagelijkse gang van zaken. Er was onvoldoende of niet relevante managementinformatie in het kader van de realisatie van de strategie en de daaruit afgeleide jaarplannen en begrotingen.

Na een aantal jaren van rode cijfers is de organisatie weer financieel gezond. Een van de acties die in gang zijn gezet op basis van ons onderzoek, is het uniformeren van de administratieve processen. Daarnaast is een duidelijke managementstructuur neergezet waarbij taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden expliciet zijn benoemd.

Kortom, enkele onderdelen van de managementinfrastructuur hebben een steviger fundament gekregen.

Conclusie?

Een krachtige infrastructuur heeft niet alleen aandacht voor systemen en structuren, maar vooral ook voor de mensen die het moeten gaan doen. Belangrijk is bewustwording en betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden om de managementinfrastructuur echt te laten werken. Door met elkaar commitment te geven en het belang ervan te onderschrijven, is het mogelijk om samen tot een echt succes te komen!

Hoe u dat op effectieve manier kunt uitvoeren? Dat kunt u lezen in de volgende blog.

---

Nieuwsgierig?

De volgende blog – over ‘effectieve actieplanning & uitvoering’ – gaat in op de 4^e stap van het proces om te komen tot uw winnende strategie.

In eerdere blogs ging het over het belang van de heldere, logische strategie en het hebben van een ambitieus topteam.

Want, noemt u zichzelf een organisatie, dan veronderstelt dit dat u een groep mensen bij elkaar heeft met een gemeenschappelijk doel voor ogen. Het begint bij het realiseren van een gemeenschappelijk doel, oftewel: er is een heldere logische strategie (zie blog 1/6).

Een ambitieus topteam (blog 2/6) is een team dat op het hoogste niveau van de organisatie leiding geeft als het gaat om het realiseren van de strategie om zo die strategische doelstellingen waar te maken.