De 2×2 matrix: richting in de mist

Je hoeft geen bedrijfskunde of economie gestudeerd te hebben om hem te kennen: de 2×2 matrix. De realiteit uitgedrukt op twee assen en in vier kwadranten. ‘Zo eenvoudig kan de realiteit toch niet zijn?’, wordt er dan wel eens gevraagd. Een versimpeling van de werkelijkheid kan echter verrassende inzichten leveren. De 2×2 matrix raakt wat ons betreft strategie in haar kern, en is heel eenvoudig om zelf mee aan de slag te gaan. Wij vertellen je hoe wij dat doen.

Twee assen, vier kwadranten, en een handvol keuzes

De kern van de 2×2 matrix wordt gevormd door twee helder gedefinieerde assen. Soms conflicteren die assen elkaar. Soms complementeren ze elkaar. Nooit overlappen de assen elkaar. Neem bijvoorbeeld de Eisenhower matrix, waarop je acties of projecten kan plotten. Op de x-as vind je de urgentie van actie of project, en op de y-as de impact die de actie of project heeft op de strategische doelen van de organisatie of het team. Wat je krijgt is inzicht in de prioriteit die een actie of project zou moeten hebben in je team of organisatie.

Inzicht, maar ook actie

Inzicht, dus. Leuk? Absoluut. Nuttig? Nog niet. Het wordt pas echt interessant wanneer je iets doet met de inzichten die je uit de 2×2 haalt. Elk kwadrant impliceert immers een strategische keuze waarop je zou moeten handelen. Terug naar de Eisenhower matrix: projecten die veel impact hebben op de doelen van je organisatie én urgent zijn (rechtsboven), wil je natuurlijk meteen doen. Terwijl een project dat weinig effect heeft op je doelen maar wél urgent is (rechtsonder) wellicht het beste uitbesteed kan worden aan iemand anders. En omdat tijd en middelen altijd schaars zijn, zul je ook keuzes moeten maken. Zo zorg je ervoor dat maar een beperkt aantal projecten in het kwadrant rechtsboven terecht komt. Je kunt immers niet alles (direct) doen.

Inzicht is zilver, handelen is goud. En wanneer je niet handelt naar aanleiding van je 2×2 analyse, beperkt de waarde zich tot het vel papier waarop je het getekend hebt. En dat zou jammer zijn.

Beginnen met 2×2’s

Om het starten of experimenteren met het gebruik van een 2×2-matrix nog makkelijker te maken, geven we je graag wat handvatten mee voor het toepassen op je eigen praktijk:

1. Definieer de assen of kies een model

Bepaal wat voor jouw organisatie of team belangrijk is, en definieer de uitdaging op twee assen. Nieuwe producten beoordelen? Denk aan afzet vs. marge. Leveranciers evalueren? Probeer prestatie van leverancier vs. overstapkosten. Klantstrategieën bepalen? Wellicht bijdrage aan omzet vs. strategische fit.  En heb je inspiratie nodig voor je assen, kijk dan vooral ook naar bestaande 2×2 matrices. Een paar voorbeelden:

• BCG matrix (product portfolio)
• Ansoff matrix (product portfolio)
• Kraljic matrix (leveranciers portfolio)
• Olsen en Ellram matrix (leveranciers portfolio)
• Negotiation matrix (onderhandelingen en relaties)
• Eisenhower matrix (acties en projecten prioriteren)

Wat je ook bedenkt: bepaal alvast vooraf wat een bijbehorende strategie zou kunnen zijn voor elk van de  vier afzonderlijke kwadranten in je model.

2. Kies een scope en begin met plotten

Bepaal welke producten, productgroepen, klanten, of leveranciers je wilt gebruiken in de analyse – en begin met plotten! Dit kan je op een kwalitatieve manier doen, bijvoorbeeld door (virtueel) samen te komen met een kernteam en samen de scope te beoordelen op de twee gekozen assen. Dit mag een iteratief proces zijn: vaak staan je plots nooit de eerste keer op de juiste plek omdat objectief scoren lastig is. Dat probleem heb je niet als je voor een kwantitatieve aanpak kiest: als je data toereikend is (bijvoorbeeld je salesdata), kom je met een simpele draaitabel in Excel al een heel eind.

3. Beoordeel de resultaten

Kijk vanaf een afstandje naar de resultaten. Ontstaan er mogelijke verbanden? Laten de plots een bepaald patroon zien? Zijn ze resultaten zoals verwacht, of totaal anders? Schrijf de belangrijkste inzichten op naast je 2×2 matrix, zodat de matrix meer gaat spreken.

4. Kom in actie

Kijk naar wat je per kwadrant als strategie hebt gedefinieerd toen je 2×2 nog leeg was. Sta je daar nog steeds achter? Laat de inzichten tot leven komen door acties te definiëren naar aanleiding van de resultaten. En handel naar die acties.

5. Evalueer succes

Voer dezelfde analyse later weer uit. Is er iets veranderd? Is de eerder geplotte situatie in de juiste richting verschoven? Zijn de acties goed uitgevoerd? Is bedrijfsvoering effectiever geworden? Stuur bij waar nodig of graaf dieper. Besef hierbij ook dat een 2×2 matrix een middel is – géén doel. Het is niet de heilige graal voor het oplossen van de problemen in je bedrijf: inzicht en actie gaan altijd hand in hand.

Zoom uit en zet koers

We schreven het al eerder: je bedrijf besturen in deze coronatijd is als varen in de mist. Maar als je schip echt aan het zinken was, zou je ook de tijd niet hebben gevonden om tot het slot van dit artikel te komen. Dus willen we je uitdagen om uit te zoomen, voordat je weer volle kracht vooruit gaat. We hopen dat de geboden 2×2-handvatten je helpen om weer koers te zetten op de mistige oceaan die corona heet. Begin er gewoon eens mee: het begint bij de eerste pennenstreek. En mocht je toch hulp nodig hebben of even willen sparren, weet je ons te vinden. Ook virtueel staat onze koffie klaar!

 

Gebruikte bronnen:

• Lowy, A., & Hood, P. (2011). The power of the 2 x 2 matrix: Using 2 x 2 thinking to solve business problems and make better decisions. John Wiley & Sons.